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La rutina de un hotel implica diversos procesos operativos diarios, como formularios de registro, términos de hospedaje, listas de huéspedes y controles internos. Aunque estos procedimientos forman parte de la gestión desde hace décadas, también generan desafíos, como un alto consumo de papel, mayor tiempo de atención y dificultades en la organización de la información.
Con el avance de la tecnología aplicada a la hotelería, muchos hoteles han adoptado soluciones digitales para simplificar estas rutinas. En este contexto, Erbon Hospitality Solutions desarrolló Paperless, una tecnología creada para digitalizar procesos operativos y ayudar a los hoteles a reducir el uso de papel, haciendo la gestión más ágil, organizada y eficiente.
¿Qué es Erbon Paperless?
Erbon Paperless es una solución digital integrada a Atlas (el sistema de gestión hotelera de Erbon) que permite a los hoteles sustituir procesos físicos por operaciones completamente digitales.
El objetivo es simplificar las rutinas operativas y ofrecer mayor control sobre la información clave de la operación hotelera, al mismo tiempo que reduce costos y contribuye a prácticas más sostenibles.
Entre las principales funcionalidades del módulo se encuentran:
- check-in digital con firma electrónica
- visualización de la lista de llegadas del día
- búsqueda rápida por nombre o número de reserva
- edición de datos directamente en el PMS
- control del consumo del desayuno
- dashboards operativos para los equipos del hotel
Con esto, los hoteles pueden reducir el uso de papel, mejorar la organización de la información y aumentar la eficiencia de los equipos.
Check-in digital: más agilidad y menos filas
Una de las principales aplicaciones de Erbon Paperless está en el proceso de check-in. Tradicionalmente, la recepción necesita imprimir formularios de registro para que los huéspedes completen sus datos y firmen los términos de hospedaje, lo que genera consumo de papel y puede hacer que la atención sea más lenta.
Con Paperless, este proceso se realiza de forma digital. El sistema permite visualizar la lista de llegadas, editar información directamente en el PMS y recopilar la firma del huésped de manera electrónica, utilizando tablet, smartphone o computadora.
Este modelo aporta beneficios importantes para la operación:
- reducción de filas en recepción
- mayor agilidad en la atención
- eliminación de impresiones innecesarias
- organización digital de la información
Además, la firma digital permite que el proceso se realice en diferentes áreas del hotel, como el lobby, zonas comunes o incluso en espacios al aire libre.
Gestión del desayuno con datos en tiempo real
Otra funcionalidad importante de Erbon Paperless está relacionada con la gestión del servicio de desayuno.
El módulo permite que el equipo supervise, en tiempo real, qué huéspedes ya han consumido el desayuno y cuáles aún no han pasado por el restaurante. Esta información está disponible en una interfaz simple y organizada.
Entre los recursos disponibles se encuentran:
- lista de huéspedes con derecho a desayuno
- identificación de quién ya consumió o no el servicio
- búsqueda rápida por nombre o número de habitación
- dashboard para seguimiento desde cocina
Con esta información, el equipo puede planificar mejor la reposición de alimentos y evitar preparaciones innecesarias.
Reducción del desperdicio de alimentos
El desperdicio de alimentos es un desafío relevante para la hotelería en toda América Latina. Estudios indican que los hoteles pueden desperdiciar entre un 10% y un 20% de los alimentos preparados diariamente, especialmente en servicios tipo buffet.
A nivel global, el desperdicio de alimentos representa pérdidas estimadas en 1 billón de dólares al año.
Al utilizar datos operativos actualizados en tiempo real, herramientas digitales como Erbon Paperless ayudan a los hoteles a mejorar la planificación de la producción y a reducir desperdicios.
Esto no solo significa ahorro económico, sino también una operación más sostenible.
Reducción de costos operativos
Además de mejorar la organización de la operación, la digitalización de procesos también contribuye a reducir costos.
Las impresiones frecuentes de formularios de check-in, reportes y controles internos pueden generar gastos recurrentes en papel y tinta. Un ejemplo práctico muestra que el costo promedio de 500 impresiones puede alcanzar aproximadamente los 120.000 pesos, considerando papel y cartuchos de tinta.
Cuando estas impresiones son sustituidas por procesos digitales, los hoteles pueden reducir estos gastos y simplificar sus rutinas administrativas.
Menos papel, más eficiencia en la operación
Por último, Erbon Paperless fue desarrollado para ayudar a los hoteles a digitalizar procesos operativos clave, como el check-in y el control del desayuno, reduciendo el uso de papel y mejorando la organización de la información.
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